キャビネットの5S

2008.01.11

5S活動

こんにちは。
今日はキャビネットの5Sの進め方について書いていきたいと思います。

キャビネットの5Sは、仕事環境を整える！ということになります。
必要なものを必要な時に利用できる環境を整え、「あの資料どこだったっけ？」と探す無駄な時間を少しでも減らすことができれば、それは大きな利益につながると思います。

あくまで仮定のお話になってしまいますが、5分間資料探しをするのであれば、その分をお客様のサポートにまわすことで売上につながるかもしれませんよね。
ムリ・ムラ・ムダをなくすことは業務の効率化につながるというお話も前回しましたね。
キャビネットの5Sは、主にファイリングになります。
前回は簡単にふれるだけだった5つのキーワードのポイントを少し細かく説明します。

整理→要るものと要らないもの区別して、要らないものは処分します。
・進行中の作業に必要な最新のドキュメントだけ残す。
・完了した仕事は、必要な記録だけ残す。
・今、仕事に使う資料だけを机に置く。

整頓→要るものを使い易い場所にきちんと置くようにします。
・進行中の作業のドキュメントの順に置く。
・完了した仕事の記録は、仕事の分類別にする。
・使用頻度の高いものを近くに置く。
・使用後は戻しやすいようにする。

清掃→身の回りや共有のものをきれいにしていつでも使えるようにします。
・進行中の作業は、常に整理しながら必要なものだけ残す。
・保管期限を設定して、期限内の記録だけを残す。
・終わった仕事の資料は、不要なものをすぐ処分もしくはファイリングをして机の上をキレイにする。
・終わった仕事は忘れて、次の仕事のことを考える。

清潔→誰が見てもきれいでわかりやすい状態に維持します。
・進行中の作業は、作業内容と進行状態がぱっと見で分かるようにする。
・完了した仕事の記録は、記録の内容がぱっと見で分かるようにする。
・机の上の資料は、作業が未完了か、完了かぱっと見で分かるようにする。
・貸し出し、紛失がぱっと見で分かるようにする。

躾→ルールをみんなで守ります。
・自分の責任範囲を明確にして、意識する。
・後工程はお客様と考えて行動する。
・ルールは守るようにフォローしあう。

これらを考慮して、整理基準とチェックリストを作っていくことになります。
整理基準とチェックリストを作ったら、定期的なチェックを行います。
これはもちろん、目に見える管理で。

それでは次回は5S活動の始め方について紹介します。