総合建設業 A社
A社は、愛知県に事務所を置き、土木、建設業、住宅事業、不動産開発事業等を手掛ける、総合建設業者である。
背景
A社では、内勤・外勤の勤務形態がある都合上、Webの打刻システムと紙のタイムカードの二つの勤怠システムが存在し、二重での管理を余儀なくされていた。情報システム部門では、システム管理者が少なかったこともあり、二重管理による毎月発生するデータ整理や運用のみで業務が手一杯になってしまうような状況が続いていた。そのような状況の中、2019年4月1日に労働基準法が改正されることになり、年次有給休暇の取得義務化や残業時間の罰則付き上限規制等の対応も検討する必要が出てきた。そこで、既存の勤怠システムを廃止し、一元的な勤怠管理かつ法改正にも柔軟な対応ができる新たな勤怠管理システムを導入することを決心した。
課題
以下の課題を解決することが、必須要件であった。
- 勤怠管理システムが内勤・外勤の関係で、二つ用意されており、毎月の統合作業やデータ整理に負荷が掛かっていた
- 残業申請や有休申請など、一部、紙での申請が残っており、申請者の負担や、システム管理者側での勤怠管理システムと紙データとの照合が煩雑になっていた
- 現場に直接出勤する社員が多く、出先から勤怠入力ができず、事務員による代理入力が発生していた
- 部署ごとに勤務カレンダーが違い、既存の勤怠システムでは、運用に限界を感じていた。またグループ会社が複数社存在しているため、グループ会社の勤怠管理も必要であった
解決
A社では、自社の課題に最適なソリューションとして、勤怠管理システム「Universal 勤次郎」を導入した。Universal 勤次郎の導入によって、上記の全ての課題が解決された。
- Universal 勤次郎に統合したことで、これまで発生していた二重管理によるデータ統合作業がなくなった
- 各種申請を全てWebで申請することが出来ようになったことで、紙の管理がなくなり、勤務データの照合作業が容易になった
- モバイル端末から勤怠入力ができるようになったため、現場からでも勤怠入力が可能になり、代理での入力が不要になった
- 部署ごとの勤務カレンダーにも対応し、グループ会社の勤怠も一元管理ができるようになった
選定理由
勤怠管理システム「Universal 勤次郎」及び日本インフォメーションを選定した理由
- 工事番号という固有番号での特殊な勤怠データ管理を行っていたが、Universal 勤次郎では、管理項目のカスタマイズ性が柔軟であったこと
- 勤怠管理システム刷新について、日本インフォメーションへ相談したところ、非常に迅速な対応で製品提案や希望予算にあった見積を提示いただけたこと。そして、愛知県にも事務所を構えていたことの安心感や営業担当のサポート面を高く評価した
その他、導入効果
課題解決とは別に、導入後に感じられた効果等
- Universal 勤次郎の保守に加入したことで、法改正等に伴う無償アップデートが行われるため、これまでのように法改正のたびに、大がかりなシステム開発改修等の必要がなくなった
- 勤怠・労務管理の専門ベンダーと接点が深くなったことで、法改正等、他社がどのような対応をされているか、業界の最新情報を入手ができるようになった
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