導入事例株式会社トーエネック様

従来のシステムの課題をすべて解決
直感的でシンプルな操作を実現したペーパーレス会議システム

企業名: 株式会社トーエネック
会社URL: https://www.toenec.co.jp/
事業内容: 電気及び電気通信工事・管工事・消防施設工事・土木及び建築工事・ほ装工事等

解決された課題

リプレース前のシステムは操作が複雑で紙資料との併用が必要だった
ペーパーレス会議システムが社内で浸透しない問題
印刷に掛かる負担

中部電力グループの総合設備企業として、電力供給設備から情報通信などの工事を通じ、社会を支え続け、創立80周年目を迎えようとしているのが株式会社トーエネック（以下、トーエネック）だ。

同社では社内会議に関わる意思疎通の迅速化や紙のコスト削減を推進する過程でペーパーレス会議システムを導入したが、従来のシステムには課題も多かったため2022年より日本インフォメーションのスマートセッションにリプレースした。なぜスマートセッションを選んだのか、どのような決め手があったのか、経営企画部経営管理グループ主任の鈴木氏に、リプレースの背景と導入効果について話を伺った。

ICTツールを活用した多様な働き方の推進

ICTツールを活用し、テレワーク、サテライトオフィス、フリーアドレス等の環境整備を行ってきたトーエネックでは、多様な働き方を可能とする組織風土改革の一環として、数年前からノートPCを使った別のペーパーレス会議システムを導入していた。

「導入したシステムを使用する会議の出席者からシステムの操作性に対する不満の声があがっており、問題が顕著化していました。これを機に、現状の課題が解決できる新たなペーパーレス会議システムへのリプレースも視野に入れ製品を探していたところ、シンプルで直感的な操作性を謳うスマートセッションにたどり着きました。」（鈴木氏）

定着しないシステム、浮き彫りになったペーパーレス化への課題

トーエネックでは、主に経営層が出席する経営執行会議でペーパーレス会議システムを利用していたが、実際に運用を開始したところ、様々な課題が浮き彫りになったという。会議で使用される資料は、A4とA3フォーマットが混在していたが、A3資料については、画面に合わせて小さなサイズで描画されることから、非常に見づらく、拡大縮小の機能が必須だった。しかし、導入したシステムの場合、拡大縮小は割合を選択する操作となっており、タッチパネルのピンチイン・ピンチアウトに対応していなかった。そのため、会議出席者からは、「直感的に操作できず、使いづらい」といった不満の声が上がっていた。

鈴木氏は、「長年使用してきたA3の資料を、システムに合わせるためにA4フォーマットに直すことには社内から抵抗もあり、紙資料との併用を続けざるを得ませんでした。その他にも、操作性やメーカーのサポート品質等々、社内のあらゆる部署に浸透させていくには、多くの課題を抱えていました」と語る。

経営企画部経営管理グループ主任の鈴木氏

求めたのは、紙資料を好む社員からみても、使いやすい操作感

ペーパーレス会議システム導入から数年が経過していたものの、上記の課題から、紙の資料を求める声が依然として残っていた。そのため、リプレースの検討にあたっては、「なるべくシンプルで使いやすいシステムであること」を条件に、各社の製品調査を行ったところ、「直感的な画面・操作」と「使いやすい機能」にこだわっているスマートセッションにたどり着いた。

「スマートセッションに表示されているボタンは、非常にシンプルで分かり易く、必要性の高い機能のみが並べられていました。見ただけで『多分、これを押せばこうなるだろうな』というのが非常にイメージしやすかったです。」と鈴木氏は当時を振り返る。

運用面においては、スマートセッションを利用した社員からの操作に関する問い合わせの少なさに驚いたと言う。「導入当初、操作に関する問い合わせは多少あったものの、スマートセッションを触っていく中で、すぐさま解消されていきました。そのため、初めてスマートセッションを使う方に対して、『まずは触ってみてください』といった形での操作説明ができています。」と鈴木氏は語る。

長く使うために求めた柔軟なサポートと安心感

そして鈴木氏は、日本インフォメーションのサポート面についても高く評価した。「製品検討の段階から、実機を使ったデモンストレーション、トライアル環境の構築、本番運用まで、何度も弊社に足を運んでいただくなど、日本インフォメーションさんには、親身になってサポートしていただきました。」

その中でも特に印象に残っているのは、トライアル時の対応だという。
他社のトライアルの多くは使える機能や利用人数に厳しい制限がある。役員層に提案する経営企画の立場としては、自分がしっかりと製品を理解するという面でやや不安があったそうだ。一方、スマートセッションは契約前に、本番にとても近い状態でトライアルを実施することができたという。そのため、経営層の一部の方にも使用してもらい、現場の生の反応を確かめることが可能だったとのことだ。「スマートセッションでは、本番と同等の機能や環境、利用人数等、弊社の要望を満たすトライアル環境を提供していただきました。本番さながらの環境で入念に検証をすることができたからこそ、安心して導入に踏み切ることができました。」と、鈴木氏は語る。