導入事例 住友林業株式会社様

森林や住宅、不動産など幅広い事業を展開する住友林業では、社員研修のさらなる効率化と環境負荷低減を目的に、ペーパーレス会議システム「スマートセッション」を導入した。

同社 住宅事業本部 人財マネジメント部 マネージャーの吉田慎一郎氏と、同部リーダーの山田聡太郎氏、そしてグループ会社である住友林業ホームテック 人事部 次長の山条志樹氏と同部主任の岩田野音氏に、導入の経緯と活用の工夫、そして住友林業グループ会社への広がりについて話を伺った。

既存システムの終了が見直しのきっかけに

住友林業 住宅事業本部 人財マネジメント部 マネージャーの吉田氏

　住友林業では以前より社員研修の用途でペーパーレス会議製品を使用していた。この製品はクラウド環境ではなくノートパソコンをサーバーにして利用する自社設置型製品であったため、機器の設置の手間や準備、研修開始時のトラブルなど運用上の問題点が大きな課題となっていた。
具体的には研修の度に専用のパソコンやWi-Fi機器を会場へ持ち運び、設置と撤去に毎回計40分を費やしていた。また、ネットワークがうまく立ち上がらず、研修時間になっても受講者がログインできないことも多く、その度に十数分のロスが発生していたという。さらに利用していた製品のサービス終了アナウンスがあったため、これを機に研修の運用を見直すことになった。

受講者にも負担をかけない
操作性と柔軟性が決め手に

　新たな製品の導入にあたり、同社で重要視したのは「セキュリティ」と「使いやすさ」だった。以前の製品で課題になっていた準備や設置の手間を解決するためクラウド版での導入を検討していたが、それには住友林業グループ全体で定められた厳格なセキュリティ基準をクリアしなくてはならなかった。
また、"講師と受講者、誰もが直感的に使えること"も重要視していたという。「どれだけ多機能でも、操作が難しかったり、セキュリティが万全でなかったりしたら、現場では活用できません。」(山田氏)
これらの条件を満たす製品を探す中、すべての要件をクリアしたスマートセッションで社員研修のペーパーレス化を行うことを決定した。

使いやすさを重視し導入を進め
準備時間を大幅に短縮

住友林業 住宅事業本部 人財マネジメント部 リーダーの山田氏

　スマートセッションの導入に 合わせて同社では、マニュアルを作成して受講生がスムーズにシステムを使えるようにしたり、運用面での細かなルールを整備したり、端末の種類によって操作性が変わることを考慮して利用スタイルに合わせたガイドを作成したりと、入念に準備を進めた。

「ガイドにおいては、ただ手順を並べるのではなく、直感的に分かる内容かを意識しました。結果として、現場からの問い合わせは少なく、使い始めのハードルはかなり下がったと感じています(山田氏)

導入初期には容量不足などのトラブルも発生したが、「日本インフォメーション社の迅速なサポートにより即座に解決できました。運用開始後のフォローや支援体制が充実していることも心強いです」と山田氏は語る。スマートセッションの本格運用から2年目を迎えた現在、業務グループ・営業グループ・技術グループの講師計13名により、育成社員(1~3年目)約400名を対象としたすべての定期研修で活用している。以前のシステムでは機器の設置と撤去に多くの時間がかかっていたのに対し、スマートセッションではその手間がなくなり、準備工数が大幅に減ったという。また、資料の差し替えもスムーズに行えるようになった。

　受講者のメリットも大きい。以前は紙の資料を持ち歩く必要があったのが、現在は社給のタブレットやPCから即座にアクセスでき、復習しやすくなった。それが受講生の学習意欲向上にもつながっている。「加えて、研修後の資料が『見返す教材』として活用されている点も大きな効果です。実務の中でも社給のタブレットやPCから即座にアクセスでき、接客対応や土地の見方といった現場の判断が求められる場面でも研修資料が役立ったという意見が多数寄せられています」(吉田氏)

グループ会社への展開と
さらなる活用の可能性

　同社の成功事例を住友林業グループ各社の研修担当者が集まる定例会議で紹介したところ、住友林業ホームテックでも同様の課題を抱えていることが分かった。そこで、日本インフォメーションの担当者を紹介し、住友林業ホームテックでも1~4年目の社員約300名を対象にした研修でスマートセッションを導入することとなった。同社と同様に機器設置の手間がなくなり、準備工数の削減はもちろんのこと利用者からの問い合わせもなく、スムーズに運用できたという。また、住友林業ホームテックでは、模造紙を使ったグループワーク研修を行っていたが、スマートセッションの「共同メモ」機能に置き換えることにより、研修の利便性が向上するなど、より質の高い研修を実現している。
「環境への配慮を重視する社風があり、ペーパーレスは私たちにとって重要なテーマです。今後は研修部門だけでなく、管理職会議や勉強会など他部署への展開も視野に入れています」と山条氏は期待を寄せている。