導入事例 熊本学園大学様

ペーパーレス会議システムを導入した当初は、会議資料を電子化して簡単に資料の共有が可能な製品を選定していた。導入した製品はアカウントを作成した数だけ費用が発生するユーザーライセンス方式を採用した製品だったため、利用ユーザーの多い本学の運用としては共用のアカウントを用意して少ない人数の会議からペーパーレス化を実施していた。

大人数が参加する会議ではライセンス数が不足するため、ライセンスの追加購入を見積したところ、ユーザーライセンス方式の場合、非常に高額なランニングコストになることが判明した。その回避策として、サーバーライセンス方式の提案を受け、サーバーライセンス方式への切替を検討していたが、その場合の移行の初期費用が非常に高額であり、また年間の保守費用も高額であるため、今後の展開に課題を感じていた。

職員一人一人にアカウントを付与し、ランニング費用を抑える方法がないか、他社製品への乗り換えも含めて会議のペーパーレス化の方法を模索していた。そんな中、ランキングサイトで高い評価を受けていた「スマートセッション」の存在を知った。
ペーパーレス会議製品の多くは既存システムと同様にシステムを利用する人数分のライセンス購入が必要な「ユーザーライセンス」の製品が多いのだが、スマートセッションでは同時に会議に参加する人数分のみのライセンスで運用できる「同時接続ライセンス」というライセンス方式を採用しており、ユーザーアカウントは無制限に登録できた。そのため、会議システムを利用する職員が多い本学でも、ライセンス費用を抑えた運用が可能だった。