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導入事例 熊本学園大学様

大規模な利用でも低コストを実現
決め手はスマートセッションの "ライセンス形態"

熊本学園大学様

企業名
学校法人 熊本学園大学
会社URL
https://www.kumagaku.ac.jp/
事業内容
経済、商業、経営、外国語、社会福祉に関する
専門学術を学ぶ大学

熊本学園大学では、コスト削減と業務効率化のために数年前からペーパーレス会議システムを導入した。
既存のペーパーレス会議システムは、毎年少しずつライセンス追加を行い、利用する会議を増やしていたが、年々増加する利用料が問題になっていた。その課題を日本インフォメーションの「スマートセッション」のライセンス形態によって解決した。スマートセッションは操作性もよく、既存システムと遜色なく会議が行えるため利用者も簡単に切替できることも決め手となった。

今回は、熊本学園大学において、既存システムの課題とスマートセッションを選定した理由及び導入後の状況について伺った。

導入の背景

  • 会議資料が簡単に共有できるシステムを導入した
  • 利用ユーザーが多いため共用アカウントでライセンス費用を抑え運用していた
  • コストを抑えて個人アカウントで利用できる運用方法を探していた

導入後の効果

  • 全員のアカウントを用意しても、同時接続ライセンスのため費用を抑えることができた
  • システム管理の手間も軽減でき、ランニング費用も抑えられた
  • 個人アカウントでセキュリティが担保され、利用できる会議が増えた

大人数が参加する会議への展開のためには
『ライセンス追加とランニング費用の増加』が課題

ペーパーレス会議システムを導入した当初は、会議資料を電子化して簡単に資料の共有が可能な製品を選定していた。導入した製品はアカウントを作成した数だけ費用が発生するユーザーライセンス方式を採用した製品だったため、利用ユーザーの多い本学の運用としては共用のアカウントを用意して少ない人数の会議からペーパーレス化を実施していた。

大人数が参加する会議ではライセンス数が不足するため、ライセンスの追加購入を見積したところ、ユーザーライセンス方式の場合、非常に高額なランニングコストになることが判明した。その回避策として、サーバーライセンス方式の提案を受け、サーバーライセンス方式への切替を検討していたが、その場合の移行の初期費用が非常に高額であり、また年間の保守費用も高額であるため、今後の展開に課題を感じていた。

シンプルな操作性で
職員にもペーパーレス化が浸透しました

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ユーザーは無制限に登録可能。既存システムの課題も解決

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職員一人一人にアカウントを付与し、ランニング費用を抑える方法がないか、他社製品への乗り換えも含めて会議のペーパーレス化の方法を模索していた。そんな中、ランキングサイトで高い評価を受けていた「スマートセッション」の存在を知った。
ペーパーレス会議製品の多くは既存システムと同様にシステムを利用する人数分のライセンス購入が必要な「ユーザーライセンス」の製品が多いのだが、スマートセッションでは同時に会議に参加する人数分のみのライセンスで運用できる「同時接続ライセンス」というライセンス方式を採用しており、ユーザーアカウントは無制限に登録できた。そのため、会議システムを利用する職員が多い本学でも、ライセンス費用を抑えた運用が可能だった。

また、スマートセッションは導入後の保守サービス費用もライセンス数に関わらず一定であるため、ライセンスを追加購入してもランニングコストを抑えることができた。
更に、Linux環境でサーバーが構築できるため、クラウド環境のランニング費用も抑えることができ、学内のADサーバーに認証情報を連携できるなど、システム管理の手間も大幅に軽減できた。総合的に費用を抑え、操作も既存製品と変わらず簡単であったため、スマートセッションへの入れ替えを決定した。 個人アカウントで利用できることで様々な会議が行えるため、総務課へ相談し、まずは、学内の部課長会での利用を始めた。
iPadなどに慣れてない職員も多いため、まずは、紙とタブレット端末を併用しながら実施し、数カ月をかけて徐々にタブレット端末のみへの移行を行った。

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今後は、より大人数が参加する会議の教授会や各種委員会、職員研修なども徐々に切替ができるようにライセンス追加購入なども検討している。

※掲載内容は取材当時のものです。