JA鶴岡の理事会運営をDX化
スマートセッションが実現する「紙文化からの脱却」
- 企業名
- 鶴岡市農業協同組合(JA鶴岡)
- 会社URL
- https://ja-tsuruoka.or.jp/
- 事業内容
- 信用事業、共済事業、営農販売事業、購買事業、生活福祉事業 など
導入前の課題
- 毎月の理事会で約2,500枚の紙を使用。印刷・製本・配布作業に課全体で半日を費やし、職員の大きな負担になっていた。
- 理事会に参加する役員へ事前に紙の会議資料を送付していたため、膨大な資料を個人で保管してもらう必要があった。また機密情報漏洩リスクの観点からも課題を感じていた。
- 議案の検討や資料準備に時間がかかることから、毎回、理事会の2~3日前の資料配布となるため、農作業で多忙な役員から「もっと早く内容を確認したい」との声が上がっていた。
導入後の効果
- スマートセッションに資料をアップロードするだけで準備が完了するため、印刷・製本・配布作業がなくなり、職員の業務負担が大幅に軽減された。
- 完全なペーパーレス化が実現し役員へ事前資料を紙で送付する必要がなくなったため、保管スペース問題が解決。また電子化したことで情報漏洩リスクも低減した。
- 会議資料の即時共有が実現したことで、役員が事前に議案を検討する時間が3日ほど多く確保できるようになり、より質の高い意思決定が可能となった。
山形県庄内地方を拠点に、地域農業の振興と発展を支える鶴岡市農業協同組合(以下、JA鶴岡)。JA鶴岡では、毎月開催される理事会をはじめとする多くの会議で資料の印刷・準備にかかる膨大な手間とコストが長年の課題となっていた。
組合全体のDXを推進する中、ペーパーレス会議システム「スマートセッション」を導入。紙文化からの脱却と会議運営の大幅な効率化を実現した。今回は、スマートセッション導入の経緯とその具体的な活用方法、そして得られた効果について、企画管理部総務課課長の佐藤様と同部総合企画課企画係の齋藤様にお話を伺った。
「もう紙には戻れない」紙文化からの脱却へ
企画管理部 総務課課長の佐藤氏
JA鶴岡では長年、会議運営における「紙」が大きな課題となっていた。
「毎月定例で開催される理事会では、1回の会議で平均50枚ほどの資料を50人分準備していました。単純計算で毎月2,500枚の紙が必要です。印刷後に手作業で丁合(カルタ取り)とホチキス止めを行い、各役員へ配布する。この一連の作業に、担当部署の職員が総出で半日ほどの時間を費やしていました。」と佐藤氏は語る。
理事会以外にも多くの会議が存在し、組合全体で消費する紙の量とそれに伴う職員の負担は計り知れないものがあった。
この状況を打開すべく、ペーパーレス会議システムの検討が始まったのは数年前に遡る。役員からDX化を推進すべきとの声が上がったことや、県内の他の農協での導入事例も後押しとなり、本格的な導入検討へと進んだ。
導入の決め手は"ライセンス形態" "優れた操作性" "アップローダーツール"
情報システム部門として製品選定を担当した齋藤氏は、複数の製品を比較検討したという。その中でスマートセッションが選ばれた決め手は、大きく3つあった。
第一に"ライセンス形態"だ。
「多くの製品がユーザー数で費用が決まる中、スマートセッションは『同時アクセス数』での契約でした。これにより、利用頻度の低いユーザーのアカウントもコストを気にせず作成できます。現在60ライセンスを契約していますが、登録アカウント数はそれを超えています。この柔軟性は非常に魅力的でした。」(齋藤氏)
第二に"優れた操作性"である。
「元々、紙の資料にマーカーを引いたり直接メモを書いていた役員も多くいらっしゃいましたので、紙の資料にメモを取ったりマーカーを引いたりする感覚をそのままデジタルで実現できることを重視しました。様々な端末とペンを試した結果、iPadとスマートセッションの組み合わせが最も書きやすく、他社の製品に比べ安定していました。マニュアルを見なくても感覚的に使えるUIは、導入後の問い合わせもほとんどなくスムーズな移行の大きな助けとなりました。」(齋藤氏)
第三の決め手が"アップローダーツール"だった。
「各部署から集まるWordやExcelの会議資料をPDFに変換する際、レイアウトが崩れないことが重要です。スマートセッションのアップローダーツールは、Officeソフトの仕組みを使用してPDF変換を行うため、変換精度が非常に高い。この機能に惚れ込みましたね。」(齋藤氏)
「スマートセッション」を利用したペーパーレス会議の様子
会議前の資料確認時間が大きく増加し、
質の高い意思決定に繋がる
スマートセッション導入の効果は絶大だった。印刷・製本・配布作業がなくなったことで職員の負担が大幅に改善された。
またこれまでは白黒の資料を使っていたが、カラー資料もコストを気にせず活用できるようになり視認性が向上したと好評だ。最も大きな変化は「役員が資料を前もって見れる時間を多く確保できたこと」だと佐藤氏は言う。
「以前は資料の完成・配布が会議の2~3日前になることもあり、農作業で多忙な役員からは「もっと早く資料を確認したい」という要望がありました。理事会で取り扱う議題や情報が出そろうのはどうしても直前になります。そこから資料を準備・製本し、そして役員へ送付を行いますので、役員の手元に資料が届くのはいつもぎりぎりになっておりました。
しかし今では、資料が準備でき次第すぐにスマートセッションにアップロードができますので、役員の皆様が議案を事前確認できる時間が3日ほど増えました。論点が整理された状態で会議に臨めるため、議論が深まり、より質の高い意思決定に繋がっていると感じています。」
当初は理事会のみでの利用を想定していたが、その利便性の高さから、今では企画会議や役員協議会など、ペーパーレス化が可能なほぼ全ての会議で活用されているという。
「役員からは『資料の保管場所が不要になった』『分厚い規定集もキーワード検索ですぐに確認できる』と非常に喜ばれています。情報漏洩のリスクが低減したことも大きなメリットです。もう紙の運用には戻れませんね。」と佐藤氏は笑顔で語った。
鶴岡市農業協同組合(JA鶴岡)の特産品
※掲載内容は取材当時のものです。
