導入事例伊田テクノス株式会社様

年間約12,000枚の印刷・保管コストを削減
スマートセッション導入によりDX推進に大きな効果

企業名: 伊田テクノス株式会社
会社URL: https://www.idatechnos.co.jp/
事業内容: 建築,土木,地盤改良,不動産を展開している総合建設業

導入前の課題

各会議で発生する大量の紙のコストと資料準備の手間に頭を悩ませていた
画面投影や発表資料の切り替え時など、各会議のスムーズな進行に課題があった
ITに不慣れな方も一定数いることから、操作の簡単なシステムを探していた

導入後の効果

年間12,000枚の印刷コスト削減に加えて、事務局作業の手間も大きく減らすことができた
発表画面を会議参加者に即時共有する機能により、会議進行の円滑化を早期に実現した
導入後の問い合わせはほとんどなく、シンプルで直感的な操作性はITに不慣れな方にも受け入れられた

明治43年創業以来、安心な暮らしと地域社会の発展の一翼を担い、埼玉を中心に建築、土木、地盤改良、不動産事業を展開している伊田テクノス（以下、同社）。

同社では、各会議で発生する大量の紙のコストと資料準備の手間に頭を悩ませていた。スマートセッションを導入することにより紙のコストや人件費の削減だけでなく、会議そのものの効率化を実現した取締役総務本部長の村田氏と建設DX推進部係長の菅氏にお話を伺った。

会議での大量の紙の印刷や資料準備の手間に頭を悩ませていた

同社でペーパーレス会議システムの導入検討を始めたのは2年ほど前になる。毎月の会議や四半期ごとで開催される会議において、大量の紙の印刷や資料の製本等に多くの時間がかかっていた。

会議ごとに資料を取りまとめる担当者がいたが、会議に参加する各メンバーから資料を集め、レイアウトを調整し製本を行う作業において、多い時で4時間以上も資料の準備に時間を要しており、頭を悩ませる要因になっていた。また、ITに不慣れな方も一定数いることから、操作の難しいシステムを導入することは極力避けたいと考えていた。

スマートセッションの直感的な操作性が導入の決め手に

取締役総務本部長の村田氏

当初、会議で使用する紙を減らそうという動きの中で、PDFで共有するだけでも良いのではないかという声もあったようだ。しかし、ITに不慣れなメンバーもいるため、PDF編集ツールでは思うように資料にメモ書きができなかったり、Zoom等のWeb会議ツールの画面共有もメモを残せないといった理由などから断念をした。半ばあきらめもあったようだが、偶然訪れた展示会でペーパーレス会議システム「スマートセッション」を知り、一度話を聞いてみることにした。

「スマートセッションのデモンストレーションを受ける中で、ペンやテキストのアイコンがわかりやすく表示されていて、どれを押せば何ができるのか直感的に理解ができました。また発表者の画面を参加者に表示させる通知機能についても、とても便利で操作がしやすく、社内のITに不慣れな方々にもみてもらったところ反応が良かったことから、このシステムならいけると感じました。」（菅氏）

スマートセッションがリーズナブルであった理由も導入を後押ししたようだ。

「シンプルで充実した機能がありながらも月額数万円とお手頃な価格でしたので、まずは使ってみよう、だめだったらまた検討し直せば良いという軽いスタートが切れたのも現在の成功につながっている大きな要因だと思われます。これがシステム構築で百万近く掛かってしまっていたら、今回のようにはならなかったかもしれません。」（菅氏）

建設DX推進部係長の菅氏

運用が成功した理由はシステムに合わせた柔軟なフォーマット変更

スマートセッションの導入前は、毎月開催される会議では一回の会議で600枚ほど、四半期ごとの会議では1200枚ほど（一人あたり100枚以上）の紙の印刷が必要であったが、スマートセッションを導入したことで、多くの会議で印刷が不要になった。また、各会議の担当はメンバーから集めた資料の統合やレイアウト調整、製本作業に多くの時間を要していたが、現在は資料を作った人がそのままスマートセッションにアップロードすることができるようになり、事務局的な作業は格段に減ってきたという。

導入から非常に早いスピード感で成功に導けたのには、システムに業務を合わせるといった同社の柔軟な対応があったからだ。同社では各会議での報告用の資料はA3で作成されていたようだが、スマートセッションの導入にあたり、iPadやPCで一番見やすいサイズであるA4横サイズで作成することを基本方針にした。

　「まず手をつけたのは毎月の会議でした。スマートセッションへの移行に伴い、A3資料を全てA4サイズへ変更しました。当初はA3サイズの情報をA4サイズに縮小しただけで小さくて読みにくいということも発生しましたが、各々作成者が創意工夫をしたことで以前よりも要点が簡潔にまとまった資料になりました。そういった会議の効率化という面においても結果的に良い効果があったと思います。」（村田氏）

驚きだったのが導入後の社員からの問い合わせ数だったという。

「導入にあたり簡易的なマニュアルを作成しましたが、社員からの問い合わせはほとんどありませんでした。長年使っていてもいまだに社内から問い合わせがあるシステムもありますので、そういう意味ではシンプルで直感的というのが問い合わせの少なさに繋がっているのだと思います。」（菅氏）

株式会社伊田テクノス本社

スマートセッションの通知機能で会議をより円滑に

また、発表した画面を会議の参加者に共有するスマートセッションの通知機能も役立っているという。

　「従来の会議では、紙で資料を配りつつもプロジェクターにも資料を投影していましたので、発表者が変わるたびにPCを機材に繋ぎなおす必要がありました。進行役がいる会議では発表者の切り替えは進行役が実施していましたが、スライドを先に進め過ぎてしまったりと、発表者がどこを発表しているのかがわからなくなってしまうこともありました。そこでスマートセッションの通知機能を活用することで、ワンタップで資料と発表者を切り替えることができるようになりました。この結果、資料のどこの箇所を説明しているかすぐわかるようになり、手間や時間の削減だけでなく会議も円滑になりました。」（菅氏）