株主総会の質疑応答を『全文検索＆資料共有』で劇的に効率化
スマートセッションがスムーズな議事進行を実現
- 企業名
- クロスプラス株式会社
- 会社URL
- https://www.crossplus.co.jp/
- 事業内容
- 婦人服、ライフスタイル商品の企画・製造・販売
導入前の課題
- 長年、株主からの質問に対し事務局が分厚い紙のファイルから手作業で回答案を探して役員に渡しており、事務局の負担になっていた。
- 対応策として、グループウェアのチャット機能を活用し、役員の手元のiPadへ回答案を共有する等、資料のデータ化には成功していたが、チャット欄での運用は文字が小さく役員から「見づらい」との指摘をされていた。
- 株主総会向け専用システムも検討したが、高価で多機能すぎるため導入目的には合わなかった。
導入後の効果
- スマートセッションの『全文検索』機能により、膨大な想定問答集から回答案を瞬時に検索できるようになった。
- 回答者に共有された資料の視認性も良く、従来のシステムに比べて回答案が見やすくなった。
- スマートセッションのシンプルな操作性と高いコストパフォーマンスにより、株主総会全体の運営をスムーズに行えるようになった。
婦人服の企画・製造・販売を手掛けるクロスプラス株式会社(以下、同社)では、株主総会の運営効率化、特に株主からの質疑応答における事務局の負担軽減と迅速な対応が長年の課題となっていた。
その課題を解決すべくペーパーレス会議システム「スマートセッション」を導入。的確な回答案を複数資料の中から、ページ数が多くても『全文検索』で即座に探し出し回答者の役員へ『資料共有』する活用法により、スムーズな議事進行を実現。株主総会当日の運営を劇的に効率化することに成功した。今回はスマートセッション導入の経緯とその具体的な活用方法、そして得られた効果について経営企画部 経営管理課長の松本様と情報システム部長の湯澤様にお話を伺った。
「探す時間」を削減し、事務局の負担を減らしたい
経営企画部 経営管理課長の松本氏
株主総会の運営において、同社が特に課題と感じていたのが株主からの質疑応答に対する事務局の負担であった。
「当社の株主総会では、株主からの質問に対して、事務局が事前に用意した500ページにも及ぶ分厚いファイルから回答案を探し出し、回答者である役員の席まで渡しに行くという運用を行っていました。この作業が事務局の負担になっており、改善策を検討していました。」と松本氏は当時を振り返る。
複数のソリューションを検討し、スマートセッションに辿り着く
この課題を解決するために最初に試みたのがグループウェアのチャット機能の活用であった。株主からの質問に対する回答をデータ化した資料から探し出し、役員の手元のiPadにチャットで共有したり必要に応じてコメントを送っていた。資料のデータ化により、紙の資料から回答を探し出したり、回答者に共有するために資料を都度持っていくといった負担は減ったものの、新たな課題が浮上したと言う。
「グループウェアのチャット機能で回答案を役員へ共有していましたが、iPadで見るには文字が小さすぎました。また、複数の質問が続くと前の回答がどんどん上に流れてしまい、確認したい回答を探しにくいという役員からの指摘もありました。」(松本氏)
より良い方法を模索する中で、株主総会専用の高機能なシステムも検討したようだ。
「株主総会向けの専用システムは、議事進行のサポートなど機能は豊富でしたが非常に高価で導入をためらいました。」 と湯澤氏は語る。同社が必要としていたのは高機能な議事進行サポートではなく、株主からの質疑応答時の回答案を「いかに迅速かつ正確に回答者に共有するか」という一点に絞った機能であった。その課題に対し、スマートセッションの機能はまさに的確であった。
クロスプラス株式会社 本社
導入の決め手は"シンプルな操作性と求めていた機能"
そして "コストパフォーマンス"
数ある選択肢の中からスマートセッションが選ばれた決め手は、「シンプルな操作性と求めていた機能」そして「コストパフォーマンス」にあった。現在同社の株主総会では、このスマートセッションの機能を最大限に活用した運営を行っている。まず株主から質問が出ると、事務局スタッフがPCを操作し、スマートセッションに格納された部署別の想定問答集の中から質問に関連するキーワードを検索する。複数資料の中からページ数が多くても、該当する回答案ページが見つかると、即座に回答担当の役員が持つiPadの画面へそのページを『資料共有』で表示させるのだ。
「スマートセッションの『全文検索』機能を使えば、PDF化された膨大な想定問答集の中からキーワードで必要な回答案を瞬時に探し出せます。そして、ワンクリックでそのページを回答者の役員に『資料共有』することができます。この検索から共有までの一連の流れが非常にスムーズであり、そして視認性も良いため、まさに私たちが求めていたものでした。」(松本氏)
この仕組みにより、役員は手元のiPadで最適な回答案をリアルタイムに確認しながら、落ち着いて株主の質問に回答できるようになった。
「検索のレスポンスも速くストレスなく使えています。以前に比べ、当日の株主総会の運営が非常にスムーズになりました。」 と松本氏が語るように、その効果は絶大だ。操作がシンプルで分かりやすく、直感的に使える点も高く評価された。高機能だが複雑な専用システムと比較して、スマートセッションは必要な機能に絞られている分、費用も安価であり、圧倒的なコストパフォーマンスが導入を後押しした。
「検索ができるようになったことで、当日の運営が大きく改善されましたね。スマートセッションのおかげで株主総会の大きな課題が解決でき、本当にうれしく思っています。」(松本氏)
スマートセッションの導入により、事務局の物理的、心理的な負担は大幅に軽減され、よりスムーズで質の高い株主総会の実現に繋がっているようだ。
※掲載内容は取材当時のものです。
