「ペーパーレス会議」と「Web会議」の違い

「ペーパーレス会議」と「Web会議」の一番の違いは、電子化した「紙」が物理的な「紙」と同様の使い勝手を実現しているかどうか、という点にあります。

三国志より遥かその昔、中国で紀元前に誕生していたとされている「紙」は麻で作られたものでした。太古の昔より生み出された人類の叡智である「紙」は現代においても使い方は全く変わっておらず、手紙、書籍、事務、会議など「書き記す」「書き残す」ために使われています。

実は、つい数十年前まではどの企業も「電話、電卓、コピー」のアナログなやり方で「紙」が大前提の事務処理を行っていました。現代においても一部にPCは導入されているものの、日常「紙」を使って事業経営を行っている企業は数多く存在しています。

このように人々の生活や仕事にとって欠かせない「紙」ですが、近年はITの進化に伴い役割が大きく変わってきています。特に2000年以降、コンピュータ、インターネット、ネットワーク等の進歩に伴って、「紙」からデータへのシフト（ペーパーレス化）が加速しています。背景にビジネスの効率化や環境保全等の様々な要因があり、現在ペーパーレス化は国家単位での推進要件の位置付けとなっています。

近年、新型コロナウイルスによる感染症（COVID-19）の拡大を受け、テレワークやWeb会議を行う企業や職場が増えました。それに伴って、これまで印刷して配布していた資料をタブレットやスマートフォンで閲覧できる必要性が高まりました。

このコロナ禍で発出された緊急事態宣言等で脚光を浴びたのがZoom、Teams等のWeb会議システムです。音声や映像でのコミュニケーションに優れ、電子データの画面共有も可能で、リモートワークでの活用シーンが増加しています。

ただWeb会議はあくまでも画面上での共有がメインで、今まで紙で行っていた「理解度を高めて記憶に残す」会議にはあまり向いていません。その点ペーパーレス会議は手書き、拡大、同期機能等、紙と同等以上の使いやすさで会議に集中でき、会議の効果がより一層向上します。

何より「紙」に書くことは脳科学的にも記憶の定着に効果がある、と言われており、質の高い会議を行うのに手書きでメモを取ることは大変重要です。

弊社のペーパーレス会議システム『スマートセッション』は人間が記憶するために最も重要な「メモを手書きする」という作業を端末機器とタッチペンに置き換え、使い勝手を格段に向上させて実現しています。更に『スマートセッション』は会議に関わる全ての方々の作業を効率化致します。

スマートセッションの効率化例

「ペーパーレス会議」と「Web会議」の違い

項目	ペーパーレス会議	Web会議
質の高い会議運営 →経営会議、取締役会議、議会、教授会、株主総会等
直感的に使える操作性 →参加者それぞれが紙と同様に使える
手書きメモの自動保存、検索 →紙と同じ使い心地ながら利便性が格段に向上
音声・映像 →スマートセッションは通話オプションにて可能
教育、研修、セミナー →資料を自在に扱える利便性

どんなにITが発達しても人が操作する限り、使っている方々それぞれの意見や感想があります。弊社の『スマートセッション』は「読む」「書く」「記憶する」という本質に対して できるだけ自然でわかりやすく操作できることを目指して開発しています。是非一度トライアルで体感してみてはいかがでしょうか。

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