容易なカスタマイズで当社独自のシステムに。
将来性にも大きく期待。
DVD・CD・コミックのレンタルやゲームでおなじみのゲオショップを中心に、リユースショップを含め全国で1,300を超える直営店舗を展開しているゲオホールディングスが、監査業務の効率化のために導入したのが、日本インフォメーションの「フィールドレポート」だ。手軽にカスタマイズでき、現場作業と集計業務を圧倒的に楽にしてくれる新システムの導入背景や効果について、ゲオホールディングス 監査部 内部監査課で監査業務を行う3名に聞いた。
ゲオショップ、リユースショップの監査業務を効率化
「ゲオ」といえば、DVD・CD・コミックといったメディアのレンタルから、ゲーム機器・ソフトの売買、中古携帯の取扱いまで行っている店舗としておなじみだろう。ゲオグループは、このほかにも、衣料品や服飾専門のリユースショップ「ジャンブルストア」や、衣料・服飾はもちろん、生活雑貨から、家電・家具、趣味用品まで幅広く扱う総合リユースショップ「セカンドストリート」なども経営している企業グループだ。「ゲオ」だけを知っている人にとってはレンタルやゲーム販売という感覚が強いかもしれないが、企業としてはリユース事業にも力を入れている。
現在、全国で直営店舗数が1,300を超えている。一般的な店舗として守るべき消防法等のほかに、中古買取・販売を行っているため古物商として守るべき法律などもある。そうしたものが守られているかどうか、内部監査において各店を回って確認する役割は2名で担当しているという。
「店舗の業務確認は、日々の業務でも行いますし、エリアを管轄しているマネージャーもチェックしています。内部監査部門では、そうしたチェックが行われている全店舗の中から年間100を超える店舗を選出し、独自の監査を2名で行っています。法律に従っているか、現金や在庫の状態、人事関連のチェックなどを行うのですが、チェック項目は業態によって違うものの、全体では100項目弱になります」と語るのは、監査部 内部監査課 マネージャーである西村竜一氏だ。
各自に担当店舗を割り当てた上でまとめてチェックを行う期間と、報告書作成にあてる期間を繰り返すような手法をとっているが、従来はそのチェックを全て手書きで行っていたという。必要なチェック項目を出力したシートを手に店舗内をまわり、必要があればデジタルカメラで現場を撮影していた。
「遠隔地の場合は1週目に移動を続けながら複数店舗を回って、翌週本社に戻るというようなやり方になります。忙しさの中で走り書きした文字がうまく読めなかったり、余白への書き込みなどを繰り返した結果、チェックすべき項目に漏れが出てしまって現場に迷惑をかけるというようなこともありました」と監査部 内部監査課で現場のチェックを担当している田辺慎介氏は語る。
一週間かけて各店舗を回る間に、チェックシートだけでなく画像も溜まる。一方で記憶は薄れてしまうため、報告書作成時には困ることも。
「撮影した画像も、何のためにどこで撮影した画像なのかがはっきりしないこともありました。また、デジタルカメラのディスプレイが小さいためにきちんと撮影できたつもりがピンぼけだったというようなこともあります。大量の写真から必要なもの、使えるものをより分けて整理するだけでかなりの時間がかかっていました」ともう1人のチェック担当者である、監査部 内部監査課の齋藤宏人氏は語った。
容易なカスタマイズと導入コストの低さで「フィールドレポート」を選択
負担の大きなチェック業務を効率化するために、タブレットを活用しようという考え自体は早くからあったという。日本インフォメーションの「フィールドレポート」を選択するまでに、システム関連でつきあいのある4社に提案を依頼し、選定を行った。
「既存システムをカスタマイズして対応しようという提案が1件、ゼロから作り込みを行おうというものが2件、そしてフィールドレポートでした。フィールドレポートはスタートしたてのサービスでもあり、カスタマイズしやすく一緒に作り上げて行こうという姿勢であったこと、導入コストが低かったことなどが魅力でしたね」と西村氏は語る。
ゲオホールディングスとしての条件は、アプリ内で写真を撮影して添付できること、チェックリストのテンプレートを容易に変更できること、入力項目のプルダウンメニュー化やチェックボックス化による入力労力の軽減が可能であることだった。
「フィールドレポート」はこの条件全てを兼ね備えていました。テンプレートをタブレットで作成するのですが、これをできればPC側で行いたいという要望に対しても今後対応すると言ってくれましたし、今後の成長にも期待できると感じました」と西村氏。
現場負担の軽減と報告書作成の迅速化を実現
既存の画像等を下敷きにしてタブレットで手軽に入力テンプレートを作れる「フィールドレポート」で、実際に店舗チェックに利用するテンプレートを作成。各項目ごとにチェックボックスやプルダウンメニューを多用し、テキスト入力を行うシーンをできるだけ少なくした。また、写真もアプリ内で撮影し、添付可能にしたことでチェック作業はかなり楽になったようだ。
「入力ミスはなくなりましたし、画像の仕分けも不要になりました。テキスト入力は不慣れなこともあって面倒に感じることもありますが、文章を丸ごと入力するのではなくキーワードだけを入力するなどして省力化しています。手書きで走り書きしてしまうより覚えていられますし、報告書づくりはかなり楽になりました」と語る齋藤氏は、写真撮影についても「タブレットの大きな画面で確認できるので、撮影ミスなどなくなりました」と便利さを感じているという。
これまではチェックリストへの書き込みや撮影など、物理的な作業に意識をとられることも多かったが、入力が楽になったことでチェック業務の向上もしたという。「監査そのものに注力できるようになり、楽になったという実感もあります」と田辺氏は導入効果を語った。
タブレットで行ったチェックは、写真やその内容について帰社してからサーバに取り込み、あらためて報告書として作成することになる。この作業を以前は手入力で行っていたわけだが、現在は取り込んだデータをマクロ処理することでかなり時間短縮できた。
「監査完了から報告書提出までにかかる時間の短縮を目的とした導入だったわけですが、以前は写真の整理からデータ入力まで1店舗半日程度かかっていたものが、30分程度でできるようになりました」と西村氏は語った。
今後の機能拡張や使いやすさ向上にも期待大
今後、導入規模の拡張などは直接予定されていないが、より活用して行きたいという意識はあるようだ。「監査業務はもともと2人で行っているものなので、この業務での導入規模が拡張することはありません。しかしコストからみればそうとうよい結果が出ているシステムですので、他のシステムと組み合わせて、監査以外の業務へも展開したいと考えています」と西村氏。
一方で、現在のチェック業務で「フィールドレポート」をより便利に使いたい、という意識は強い。現在サーバ側での処理やPCからの操作等に対して機能拡張を行うべく開発を進めているところだが、その機能拡張への期待が高いのだ。
「導入時から期待しているのは、音声入力です。テキスト入力を音声認識で入力できるようになれば、現場で全ての文章をスムーズに入力してしまい、さらに作業時間を短縮できるでしょう。また、テンプレート作成もPCでできるようになると嬉しいですね」と西村氏は今後の「フィールドレポート」への期待も語った。