導入事例 ユニチカ株式会社様

「枠固定表示」機能がペーパーレス会議システムへの移行をスムーズに

「枠固定表示がなかったらスマートセッションを導入していませんでした。」

ペーパーレス会議システムの製品調査をしていた際に、若手が枠固定ができるという評価欄に「○」をつけていました。「枠固定表示」とは、エクセルでいう「ウィンドウ枠の固定」機能なのですが、そんなことができるのか？と思いデモを依頼しました。実はその段階では、他製品の導入がほぼ決まっていました。

当社では、会議で使用する書式がA3用紙であり、びっしりと細かな計数が並んだ表も多くありました。ぺーパーレス会議システムの導入に際し、A3サイズの用紙を一般的なA4サイズのタブレットで表示すると細かな数値はとても見えづらくなります。しかし、社内のA3サイズの会議書式をA4サイズに全面的に切り替えることも難しく、また、A3サイズの大型のタブレットも検討しましたが、将来的にリモート会議も念頭に入れ、持ち帰る場合の携帯性も下がることから非常に頭を悩ませていましたが、スマートセッションの「枠固定表示」のおかげで、そういった課題がすべて解決され、運用を大きく変えることなくスムーズに紙から電子への移行が出来ました。

ペーパーレス化で事務局の会議準備負担を軽減
直感的な操作が魅力

導入後もシステムもトラブルがなく安定的な運用を実現

ペーパーレス会議システムを導入するうえで重要視したポイントは、「メモの感触」と「使いやすさ」です。

「メモの感触」とは、会議の出席者が実際に紙の資料にメモで書き込むこととほぼ同じような感覚が得られるかということです。出席者が会議中に書いたメモが少しでもズレたり、遅れて表示されると、たちまち「紙資料に戻した方がいい」という意見が出かねないということは想定していましたので、タブレットに書いたメモがずれず、筆跡のとおり遅延なくメモが表示されるか、というところにこだわりました。

次に、「使いやすさ」とは、誰でも直感的に使えるわかりやすい操作性を持っているかということです。当時の社内は、スマートフォン利用者だけではなく、一部ガラケー利用者もおり、できるだけ簡単に操作方法を理解でき覚えてもらえるシステムを求めていました。
会議出席者の会議中のメモのスタイルも一人ひとりがバラバラで、赤鉛筆でメモする方、2色のマーカーを使い分ける方、ペンとマーカーで使う方、アンダーラインや線を引くことが多い方とそれぞれの会議中のメモスタイルを、ペーパーレス会議でも出来るだけ簡単な操作で再現できることもスマートセッション選定のポイントでした。

スマートセッションを導入してから、2年以上利用しておりますが、現在まで特にシステム的な障害もなく、使いやすい操作性のため、現場から操作に関する問い合わせはほとんどありません。

スマートセッションを導入したことで、会議出席者にいち早く資料を共有できるようになりました。また、資料印刷や配布そのものがなくなり、直前でも資料の差し替えが容易にできるようになったことで、事務局の負担も大幅に軽減ができました。在宅やリモートでの会議を進めていく上で事前にスマートセッションを導入したことは非常に大きく、その効果を改めて実感しています。

※掲載内容は取材当時のものです。

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