導入事例 株式会社トスネット様

1977年に創業、宮城県仙台市に本社を置き、施設警備、交通誘導警備、保安警備等の警備業務を主体に事業を行っている株式会社トスネット（以下、同社）。

同社では、月一回開催される取締役会において資料の印刷代や製本に関わる人件費に課題を感じていた。今回、スマートセッションの導入に関わったシステム部管理課の渡部氏に、情報システム部門のお立場から導入の経緯や効果についてお話を伺った。

取締役会での紙の印刷代や準備工数に頭を悩ませていた

毎月開催される同社の取締役会では、これまで資料は全て紙で用意され会議が行われていた。一度の会議で使用される資料は約600枚、年間でおよそ7,000枚に及び、印刷コストが大きな負担となっていた。

また資料の修正や差し替えが頻繁に発生するため、その都度印刷だけでなく製本作業をやり直す必要がありさらなる手間となっていた。資料の印刷やホッチキス止めといった製本作業には時間がかかり、手直しが入るたびに再度印刷や配布をしなければならないことは無駄な工数であると感じられていた。

しかし、長らく紙文化が続いていたこともありシステムの導入にはなかなか踏み切れずにいた。そのような状況の中、昨年専務取締役によるトップダウンの指示のもと、ペーパーレス会議の導入検討が本格的に開始された。

スマートセッションの直感的な操作性が導入の決め手に

システム部管理課の渡部氏

スマートセッションを含めて3製品の比較検討を実施した。各社製品にそれぞれの特長があったというが、スマートセッションを選定した理由を以下のように語る。

「導入時は、取締役会のペーパーレス化を目的としていましたので会議に参加される方々の年齢層を考慮し、簡単に使えるシステムが最適だと考えておりました。スマートセッションは他の製品に比べて操作性のハードルが低く、シンプルな操作感であるため、すぐに使いこなせそうだと評価しました。また機能面や費用面も考慮し、一番バランスが取れた製品であると考えスマートセッションを選定しました。」（渡部氏）

スマートセッションは会議室やペンのアイコンが大きく作られているため直感的な操作が可能だ。また時間になったら会議室に入室して資料を開き説明する、という実際の会議の一連の流れがそのまま製品化されているという点もユーザビリティに繋がっている、と渡部氏は評価する。

驚いたのはユーザーからの操作に関する質問の少なさ

スマートセッションの導入にあたり取締役会参加者へ説明会を実施したが、参加者からの操作に関する質問の少なさに驚いたという。

「今回、ペーパーレス会議専用に2in1のノートPCを新たに購入しましたので、ノートPCの起動からスマートセッションの利用まで取締役会を想定した手順書を作成し説明会を実施しました。取締役会には社外取締役も参加するため、最初の数回はシステム部も同席をしましたが、その後は会議に必要な操作は全て自力で完結し質問もほとんどありませんでした。」（渡部氏）

システム部門から見るスマートセッションの評価

システムを導入する立場としてスマートセッションは運用面・導入面の両方において優れていると話す。

「前述の準備を行ったとはいえ、パソコン操作に不慣れな方が多い中でシステム部側の工数がこれほどまでに抑えられたのはスマートセッションのシンプルな操作性やユーザー思考に基づいて設計された使いやすさ故だと感じています。」(渡部氏)

導入時におけるシステムの各種設定においては、一般的なシステムに比べて簡単にチューニングが完了したとのことで、とても扱いやすいシステムだったと渡部氏は評価した。

※掲載内容は取材当時のものです。

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