印刷費削減と業務効率化を目指したペーパーレス会議システムを導入
- 企業名
- 株式会社TBSテレビ
- 会社URL
- https://www.tbsholdings.co.jp/
- 事業内容
- 放送法による放送事業ほか
解決された課題
- 印刷コストの削減
- 煩雑化する会議資料の管理
企業で毎日のように行われている会議。そこで使用される資料の量は膨大なものとなっている。そんな中、株式会社TBSテレビ（以下TBS）では、増える一方の印刷コストと煩雑化する会議資料の管理に頭を悩ませていた。
その課題を解決する手段として導入されたのが、日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システム「スマートセッション」である。
今回は、株式会社TBSテレビ 情報システム局 システム管理部 担当部長 村山氏に、システム導入の経緯と、その効果について解説していただいた。
印刷コストの削減と会議業務の改善が急務に
テレビ局では、毎日のように数多くの会議が行われているが、それに伴い利用される資料もまた、膨大な量となっていた。そのため「印刷コストの削減と、会議に関する業務の効率化は全社的なミッションとなっていました」と同社システム管理部担当部長の村山氏だ。
これらの問題を解決する手段として、2010年にペーパーレス会議システムの導入が検討されることとなったのである。ただ、いきなり導入するのはリスクが高い。そこで同氏は、試験的な導入ができるシステムを探すこととなる。
それから半年間、それこそ「脚を棒のようにして」IT関連の展示会を巡り、その結果同氏は、ようやく安くテスト出来るシステムと出会い、導入実験を行なったのだが、実際にそのシステムを使ってみると「ほとんど使い物にならなかった」という。どこが悪かったのかと尋ねても「すべてが駄目だったとしか言いようがない（笑）」と同氏が語るそのシステムは、とにかく使い勝手が悪かったようだ。部内でも不評で「2回くらい使って、その後は誰も使いたがらない状況だった」。
結局、最初の導入テストとしては残念な結果に終わり、同氏は再び新たなシステムの検討を開始した。「正直なところ、これ以上展示会巡りで、労力をかけるのは避けたい状況でした。そこで、付き合いのあるベンダーさんに、提案してもらうことにしました」その結果、いくつか紹介されたシステムの中に、日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システム「スマートセッション」があったのだ。
村山氏はまず、導入するシステムの候補を2つに絞り込んだが、最終的には「スマートセッション」を選択した。その理由は「コスト」だという。「両者とも、当社が求めている機能を満たせるベースを持ったソリューションでした。しかし、コストを比較すると、『スマートセッション』は他製品より大幅に安価であったことが大きな魅力でした」
紆余曲折の末にたどり着いたベストパートナー
実験は、12台のiPadと１台のサーバーを使用して4ヶ月ほど行った。
「これはいけそうだ」と感じた村山氏は、日本インフォメーションに対して「スマートセッション」の部分的なカスタマイズを依頼（AD連携と会議資料を各自が自分のファイルサーバに保存し、Windows PCでもその資料を閲覧出来る機能）。これが完了した2011年3月に、本格的にシステムが稼動することとなった。
最終的に「スマートセッション」が導入されることになった理由として、コスト面やソリューションの質以外の要素を挙げている。「日本インフォメーションさんのフットワークの軽さ、何よりアットホームな雰囲気があったことが、最終的な決め手だったように感じています。今となっては、日本インフォメーションさんは当社にとっては、ベストなパートナーだと断言できます」
実際に、システム稼動後も社内ユーザーからの評判は上々で、社内アンケートによると利用者の約9割から好評価を得ているとのことだ。
より多くの人に、より便利に、さらなる活用を目指して
現在、同社ではiPadを150台、サーバーを3台まで拡張し「スマートセッション」を運用している。
導入前と比較すると業務効率は格段に上がったそうだ。「資料を配布する事象は、事前にサーバー上の仮想会議室にファイルを置いておくだけで参加者がiPadから資料を閲覧できるうえ、修正が発生した場合でも、ファイルを差し替えれば済むので便利です」また、「会議参加者が急に追加になった時でも、iPadの参加者リストの設定をすぐに変更出来る」など、多くの仕様変更に対応してくれたからである。
一方、最大の課題だった印刷コストの削減については、現在まさに検証中とのことだ。
「実は、我々が現在所有しているiPadの台数は、社内で必要とされる数のわずか数パーセント程度です。ですから、まだまだ"全社的なシステム"とは言えません」
印刷コストの削減効果を定量的に判断できるようになるには、iPadの台数を増やし、より多くの会議で利用できるようにする必要がある。この現状を受け、「2014年中に各部署が管理するiPadの使用を許可する事、それに対応出来る電波環境の整備などを目標にしています」
また、さらに使い勝手を良くするために、村山氏はシステムの拡張を検討しているとのこと。テレビ局の場合、会議に外部のパートナーが参加するケースも多いため、そのような状況にも対応できるよう、同社ではゲストとして接続したり、メールでゲストユーザーが資料を送信できるシステムを現在テスト中である。また、資料に手書き入力する機能など「より精度の高いものを求めている」という。
「システムを全社的に広げるには、まだまだハードルがたくさんあります。これからも日本インフォメーションさんには、いろいろなお願いをすることになるでしょう。しかし、必ずや期待に応えてくれると確信しています」
※掲載内容は取材当時のものです。
