「オンプレミス」と「同時接続ライセンス」
医療現場にマッチした"スマートセッション"
- 企業名
- 医療法人 杏園会
- 会社URL
- https://kyoenkai.or.jp/
- 事業内容
- 予防医療、プライマリー医療
リハビリテーションと老人介護まで一貫した医療・介護
医療法人杏園会では、コロナ禍で各施設から会議のために集まる仕組みをなくしたいという思いがあった。
まずはビデオ会議を導入したが、画面越しの会議では手元の紙の資料の情報を共有することが難しく、その上、施設ごとで紙の資料の印刷や準備をするための人手はより多くなってしまった。そこで紙の資料をデジタル化し、遠隔で会議が可能なペーパーレス会議システムの導入を決意する。色々なシステムを調査する中で出会ったのが日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システム「スマートセッション」である。
今回は総務部情報システム課 細川氏、森氏にスマートセッション導入の経緯とその後の効果についてお話を伺った。
導入の背景
- 毎月開催される会議では、毎回多くの紙の資料を印刷していた
- 拠点間でテレビ会議をつなぎながら紙の資料で会議をしており、画面越しでの説明が難しかった
- 院内ネットワークは基本的にクローズドなため、クラウドシステムは選択できなかった
導入後の効果
- 会議資料のペーパーレス化によって、紙のコストが大幅に削減できた
- テレビ会議とスマートセッションを併用することで、資料の説明がスムーズになった
- オンプレミス版を導入したことで、院内ネットワークでも遠隔会議が可能になった
『同時接続ライセンス』で不要なライセンス料をおさえて導入のしやすさに
杏園会には700人を超える職員が在籍しているのですが、一度の会議に参加するのは50人に満たないんです。使う頻度の少ない職員用のユーザーライセンスを購入する必要はあるのだろうか？と考えていた矢先、同時接続数によって契約するライセンスがあることを知りました。
スマートセッションが採用している「同時接続ライセンス」という方式であれば50ライセンスを導入するだけで700人を超える全職員が活用することが可能です。当院では職員数に対して一度に会議を行う人数は多くないので、同時接続数ライセンスは非常にメリットがありました。
ペーパーレス化でコストを削減
セキュリティ面も安心できるようになりました
ビデオ会議と併用して院内ネットワークでも快適な遠隔会議
当院では毎月の会議で多くの資料を扱うため、紙の印刷と準備の時間に多くのコストを割いていました。スマートセッションを導入したことにより、それらのコスト削減に非常に高い効果を実感しています。
セキュリティ面でも、社外秘の資料を間違って持ち帰ってしまわないように会議後に資料を回収していましたが、スマートセッションでは端末に資料が残ることもないため、その心配すらなくなりました。
更に当院では院内ネットワークを採用しているためインターネットに繋がらない端末が多いのですが、スマートセッションによって遠隔地の施設との会議でも遅延なく資料が同期できます。紙の資料で会議をしていた頃と比べて、ビデオ会議の画面越しでもスムーズに会議が行えるようになりました。
また、利用者の中にはタブレットの操作自体が不慣れな方もいます。不慣れな方には、資料を閲覧するだけといった簡単な方法で利用していただいていますが、閲覧中の資料が同期するため紙の資料を使った会議の頃と比べると格段に会議が快適になりました。
スマートセッションにはまだまだ便利な機能が豊富にありますので、これらの機能を使いこなせるようになると会議を更に快適にできそうです。
スマートセッションを導入したことで、日々の会議が非常に快適になりました。スマートセッションにはアンケートや投票といった双方向のやり取りを可能とする豊富な機能が揃っていますので、職員のセミナーでの利用も検討していきたいと思っています。
会議以外にも、多くの職員が使う機会を設けることでスマートセッションの利用者を全体的に広げていきたいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
