「株主総会運営」インタビュー記事が紹介されました

招集通知の電子提供制度などに象徴されるように、多くの上場企業が株主総会に関するあらゆる場面でデジタル時代への適応に迫られています。円滑で効率的な株主総会運営が求められる中、日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システム「スマートセッション」が、DX化を強力にサポートするツールとして注目を集めています。同システムを推進するキーパーソンにインタビューし、総会運営にかかわる課題解決のヒントを探りました。

株主総会運営の課題に挑む「スマートセッション」

近年、東京証券取引所による投資家との対話推進の要請をはじめ、政策保有株式の解消を背景とした安定株主の減少、アクティビストらの影響拡大など、上場企業を取り巻く環境が大きく変化しています。株主総会においても企業経営への鋭い指摘や質問、株主提案が頻発するなど、これまでにない緊張感が高まりつつあります。

こうした課題への対応力が企業の信頼性を左右するといっても過言ではありません。もはや株主総会は単なる事務的なイベントにとどまらず、企業が株主に対して経営戦略や事業方針を明確に伝える重要な場といえるでしょう。それゆえ株主総会運営の事務局は円滑な総会運営をサポートしなければなりません。しかしながら、総会資料や想定問答集の準備のほか、情報の正確な共有・伝達、当日の運営対応など煩雑化する業務の負担は増すばかり。「事前準備の時間がない」「属人化した運営になりがち」などといった悩みが絶えないのが現実です。

このような背景の下、日本インフォメーションが提供する「スマートセッション　株主総会支援パッケージ」は、失敗が許されない株主総会での情報共有という観点で、運営の課題解決に向けた一つの手段として脚光を浴びています。同社執行役員NEXT事業部事業部長 兼 管理本部DX推進部部長の橋本晃伸氏は「スマートセッションは情報セキュリティに関する国際認証規格『ISO27001』とクラウドセキュリティの国際認証規格『ISO27017』取得による高セキュリティ運用を行っており、企業さま、団体さまを問わず安心してお使いいただいています。その中で、今回は株主総会で課題となっているいくつかの機能をピックアップして『株主総会支援パッケージ』として提供しています」と強調します。

「株主総会支援パッケージ」のDX ソリューション

ペーパーレス会議システム「スマートセッション」は、会議の効率化と情報共有を目的に開発されたプロダクトです。オンライン会議をはじめ、端末間の資料共有、ドキュメント管理に特化し、シンプルがゆえに活用シーンも幅広い。その中でも「株主総会支援パッケージ」は、総会運営を円滑にするシステムとして企業の課題に応えてきました。会場内の資料共有はもちろん、操作する事務局の負担軽減にも寄与しています。

失敗が許されない株主総会運営を支えるスマートセッション

シンプルで直感的な操作の追求

まず、「スマートセッション」の特徴の一つは、シンプルかつ直感的な操作の実現です。デジタルデバイスの操作に不慣れな役員でも迷わず利用可能な使いやすい設計が高く評価されています。

特に画面上のアイコンのデザインやボタンの配置が分かりやすく、導入企業からは「マニュアルを読まなくても感覚的に使える。初めてふれる人でも即座に活用できた」などといった声が多く寄せられています。

シンプルかつ直感的な操作を可能にしたスマートセッションのUI/UX

総会の質疑応答に耐えられる高速な全文検索機能

株主総会運営で重要となる想定問答集や総会資料の検索を目的とした「全文検索機能」は、事務局の対応力を支える機能といえます。通常、膨大な資料が電子化される中で必要な情報を迅速に取り出すことは容易ではありません。しかし、このシステムではPDF資料をアップロードするだけで、埋め込まれたテキスト情報を独自の技術でインデックス化し、探しやすくします。これにより、資料タイトルのみならず資料の中身をワンクリックで目的のキーワードを含む情報として即座に検索できるわけです。

メモ機能による運営の効率化

端末間のやり取りにおいて手書きのメモなど瞬時に共有できる

さらに、検索した資料を瞬時に共有することが可能です。事務局から端末を通じて登壇役員に資料を画面上で伝達できれば、難易度の高い質問者への回答をスムーズに提供できるようになります。必要な資料を瞬時に検索、登壇者にワンクリックで共有できる仕組みは、事務局の作業負担を大きく軽減するものです。

「スマートセッション」のもう一つの代表的な機能が、端末内で完結する資料への手書きやキーボードでのメモ機能です。総会運営において頻繁に必要となる「共有指示メモ」を、登壇者や事務局間で瞬時に共有できるのです。従来は書画カメラで事務局と登壇者間でやり取りを共有したり、紙のメモを手渡したりと、情報のやり取りに苦労していた企業も多かったのではないでしょうか。しかし、このシステムを使えば、紙ベースの運用からデジタルへの移行をスムーズに行える点が大きな利点といえます。特に「共同メモ」は優れた機能の一つ。白紙のPDFを用意すれば複数人で同一資料上にメモを書き込むことも可能で、リアルタイムの編集を容易にします。事務局が補足情報を記載し、即座に登壇者に見せるといった運用も実現でき、議場の効率的な情報共有を支えるのです。

マルチデバイス対応と迅速な導入

「スマートセッション」の株主総会支援パッケージは、パソコン、タブレット（iPad）、スマートフォンといった多様な端末で利用が可能です。ウェブブラウザを主軸とした設計により、特定アプリのインストールを必要とせず、ほぼすべての端末で直感的に操作できます。さらに、インターネット環境下での「クラウド版」の場合、契約からシステム稼働まで最短5営業日で対応可能という迅速性が強みではないでしょうか。もちろんタブレット専用のiPadアプリ版も用意されており、特定のニーズに応じて柔軟な運用を実現します。企業側で追加機材を準備する必要なく導入できる利便性は、開催が集中する株主総会シーズンでも短期間での導入に対応できるため、開催間近の駆け込み寺としての役割が期待されます。

無駄のない「2カ月のみ利用契約」も可能に

定時株主総会は年に1回。そのためだけに年間契約で「スマートセッション」を導入するには社内稟議を通しにくいのも事実です。ですが「株主総会支援パッケージ」では、株主総会準備期間と当日に絞った2カ月間の短期契約が可能であり、初年度は年間15万円（消費税抜き）からで、翌年以降は10万円（同）からと手頃な料金体系を実現しています。この形式により、利用期間を限定しつつ、必要な運用環境を維持できる柔軟な契約形態が支持を集めています。

株主総会の開催前後に合わせた限定利用のニーズにも応えている

この契約形態は顧客の要望から生まれたものです。「総会のためだけに利用したい」といったニーズを形にしたといいます。また、今年使用したデータをそのまま翌年に再利用できるよう保存機能にも対応しているため、効率的な総会準備に繋がるものといえます。

広がる「スマートセッション」の活用シーン

「スマートセッション」本来の使われ方であるペーパーレス会議システムは、上場企業をはじめ、金融機関や官公庁、医療法人を含む645社・団体（2025年12月末現在）もの幅広い顧客層が導入しています。解約率も非常に低く、その背景には高い信頼性があるがゆえに、安定した稼働が支持されている証ではないでしょうか。

株主総会運営をきっかけに「スマートセッション」を使い始め、いまでは毎月開催される経営会議や取締役会などにも利用シーンを広げて普段使いが定着している企業も増えています。同社NEXT事業部部長の坂場俊夫氏は「お客さまにとってみれば、年1回の株主総会のために導入するよりも、普段から会議システムとして利用いただいた方がメリットは大きい。もちろん、社内外の会議や社内研修、採用面接などにも使える汎用性を備えますが、使い慣れた会議システムをより緊張感の高い株主総会で利用できるのは安心につながるのではないでしょうか」とし、こうした使い方ができる点も「スマートセッション」の魅力として評価しています。

営業・開発部門の連携で「顧客の声」を製品に反映

開発当初から「使いやすさ」を追求してきた「スマートセッション」は、2011年の発売から14年以上の改善を経て、より完成度の高い製品へと進化を遂げてきました。その背景には、営業と開発部門が同じオフィスで密接に連携し、顧客の声を迅速に吸い上げ反映する体制の構築があります。実際に月1回の開発ミーティングを設けて、顧客満足度向上につながる機能追加や改善が行われています。例えば、「繰り返し設定する特定の操作にCSVファイルでまとめて取り込めたら便利だよね」といったちょっとした顧客の声にも丁寧に対応しています。同社NEXT事業部の中嶋峻佑氏は「当社開発チームは製品を出して市場から厳しい指摘を受けたり、褒められたりして鍛えられてきました。お客さまの声をきめ細かく吸い上げ、要望を検証・反映し、製品を磨き上げてきたのです」と強調します。

加えて、セキュリティにおいては先述したとおり、クラウドセキュリティの国際認証規格「ISO 27017」の取得や国家資格である「情報処理安全確保支援士」取得者による開発体制が構築されている点も特筆すべき点です。ISO27017においては日本国内で当製品と同じジャンルの製品の中では最速で認証を受けた実績があり、金融機関でもその信頼性と安全性に対する姿勢を評価され導入が広がっています。今後はシステムの導入先企業における社内管理者の負担軽減を図る機能実装が構想されており、さらなる発展が期待されます。

日本インフォメーションの「スマートセッション」は、ペーパーレス会議システムの利便性を最大限に高めながら、株主総会運営における課題を解決する革新的なDXツールとして注目を集めています。直感的操作性や高速全文検索、柔軟な契約形態を備えたこのシステムは、企業規模や業種を問わず幅広く活用され、株主との信頼形成を支援します。多くの企業が抱える株主総会運営の課題を解決し、効率的でスマートな総会運営を次世代へとつなぐ「スマートセッション」の価値は計り知れません。

※本稿は2026年2月17日、株式会社プロネクサスが運営する開示・IRの実務支援サイト
「PRONEXUS SUPPORT」に掲載した内容を転載したものです。